Productividad Personal (página 2)

Enviado por Elvys

Partes: 1, 2

Como la presentación visual que hayas preparado se caracterizará por ser un apoyo y no la parte central de tu intervención, no la sobreestimes. No pienses que ella hará todo por ti una vez metido en faena. Está bien como complemento, al igual que las notas escritas, pero acuérdate de levantar la cabeza del papel… o del dispositivo en el que se está reproduciendo el mismo contenido que contemplan los presentes. Es fundamental que venzas el miedo escénico e incites la atención de la gente buscando sus ojos, hablándoles de tú a tú. Esto no quiere decir que los incomodes o que te cebes durante el resto de la charla con la primera persona en devolverte la mirada, pero la interacción se antoja esencial para crear una ambiente de presentación propicio. Se supone que todos los asistentes estarán ahí por voluntad propia y porque quieren oír lo que tienes que contar. Permíteles que hagan preguntas, ya sea una vez concluida tu parte, por temas o a medida que éstas surjan. Y, si no sabes qué hacer con las manos mientras presentas, olvídate de bolígrafos y botellines de agua. ¡Alíate con la tecnología! Hay aplicaciones que permiten controlar diapositivas desde el móvil, con solo tenerlo contigo. Así tú irás marcando el ritmo con tus manos ocupadas y sin necesidad de atarte a una silla, por cierto.

5. Copia.

Con la presentación machacada, la parte visual creada y los nervios atados, aún pueden surgir problemas. ¿Qué pasa si de camino al acto pierdes el dispositivo de almacenamiento en el que habías guardado la presentación, o si éste se estropea? ¿Y si la máquina de destino provoca incompatibilidades? ¿Estás seguro de que la fuente que has elegido va ser leída en cualquier lugar en el que intentes reproducirla? ¿Cómo solucionarás un hipotético descuadre de todos los elementos? Si apuestas tu triunfo a una sola copia, y a formatos poco habituales, puede pasar de todo. Ten siempre, siempre, siempre, un plan B. Una buena idea para las presentaciones que se salen de lo habitual consiste en pasar el texto a imagen antes de dar por terminado el diseño. Por supuesto, haz más de una copia. E, igual de importante, sube una de ellas a la nube. Da igual que optes por tenerla disponible el email o por hacer backup en una plataforma de almacenamiento cloud, lo que cuenta es que puedas recurrir a un salvavidas en caso de necesidad. Otra opción es utilizar un servicio específico para presentaciones que permita acceder al contenido creado en cualquier momento y lugar, independientemente del hardware o del software usado en la conexión.

1 – El mensaje debe ser el epicentro de la presentación.

Un proyecto puede ser creativo, puede aportar valor, estar en una de nuestras elegantes salas de reuniones … y, sin embargo, una mala presentación puede arruinarlo totalmente.

Por eso desde el centro de negocios MC4 queremos dedicar la entrada de hoy a la importancia de una presentación bien diseñada, meditada y trabajada, ya que puede ayudar a captar la atención de sus clientes o accionistas de una manera mucho más impactante.

Además, hoy en día, gracias a la tecnología podemos contar con poderosas armas de comunicación que pueden contribuir a impresionar a nuestros escuchantes y conseguir nuestros objetivos. Es más, una manera infalible para captar la atención es combinar una excelente comunicación verbal como las oportunidades que nos brindan los recursos digitales.

El mensaje debe ser el epicentro de la presentación.

¿Qué se quiere comunicar? Una vez respondida esta pregunta hay que saber hacerlo de manera breve y directa.

¿A quién va dirigido el mensaje? No es lo mismo estar delante de candidatos a un puesto de trabajo, frente a posibles clientes o presentar un producto o servicio que hemos desarrollado a un posible inversor.

Elegir el medio correcto

Existen multitud de posibilidades, por eso debe tener claro es cuál o cuáles de ellas va a utilizar. Por ejemplo, una presentación puede basarse solo en unas infografías o imágenes. También puede agregar audio, vídeo etc.

Regla del 10-20-30

Esta regla dice que no hay que usar más de 10 diapositivas, que el discurso no debe durar más de 20 minutos y que el tamaño de letra tiene que ser de al menos 30 puntos.

Hacer benchmarking

Bucee en internet, en la red existen multitud opciones que pueden valerle para inspirarse en su presentación. No tiene por qué crear desde cero. Vivimos en la era de la información: ¡sáquele provecho!

Utilizar imágenes, formas geométricas y gamas de colores apropiadas:

Recurra a elementos geométricos: cuadrados, puntos, triángulos, flechas… Está demostrado que de esta forma se consigue captar la atención de los destinatarios más fácilmente.

Limite el texto

Una presentación no es un documento Word, ni un artículo, ni siquiera un resumen ejecutivo. Siempre hay que intentar limitar el texto a lo imprescindible, ya que el objetivo de una presentación no es aportar un resumen ejecutivo.

Utilizar las posibilidades multimedia

¿Por qué limitarse a una presentación de texto y unas diapositivas cuando puede aportar mucho valor a su presentación con la combinación de vídeos, imágenes, audios, etc…?

Y en las salas de alquiler y formación de MC4 puede contar con todos los recursos digitales que necesite, nosotros ponemos los medios ¡usted la calidad de la presentación!

Elegir el medio adecuadamente:

Según los expertos nuestra imagen se compone en gran parte por nuestra apariencia (vestuario, nuestro aspecto personal, etc.), después por nuestra forma de comportamos en público (gestos, posturas, contacto visual, actitud, expresión, etc.) y por último por nuestra forma de hablar. Y si, como dicen, todos nos dejamos influir por la información que recibimos de los demás durante los primeros 10 segundos, estaréis de acuerdo conmigo en que no hay una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión.

Nuestra cultura, gustos, preferencias, etc., se exteriorizan mediante nuestra indumentaria, forma de caminar o movernos. Todos asociamos la imagen de cada persona con ciertos juicios y valores. Nuestro inconsciente genera una especie de base de datos con esa información y va catalogando cada nuevo individuo dentro de esos cánones para aceptarlo o rechazarlo.

Las presentaciones no constituyen una simple decoración. Cuando hablamos en público, normalmente utilizamos elementos auxiliares como notas, mapas mentales, pizarrón, rotafolios o instrumentos más elaborados como proyecciones multimedia.

Existen diversas motivaciones por las que realizamos presentaciones: informar, persua-dir, motivar, enseñar, vender. Resulta obvio que la motivación de la charla incidirá so-bre el resto de los aspectos relacionados con la presentación. Después de todo, compar-timos con Stevens la convicción de que toda presentación eficaz crea un cambio en el público: lo motiva, lo disuade, le ofrece conocimientos nuevos, refuerza conocimientos previos, lo convence. En otras palabras, si queremos realizar una presentación eficaz, si queremos

provocar un cambio en el público, es preciso tener claros nuestros propósitos y apoyarlos adecuadamente con todos los medios disponibles para ello.

En este sentido, las presentaciones electrónicas cumplen objetivos bien definidos.

Hacer benchmarking:

El benchmarking es una técnica o herramienta de gestión tan olvidada como efectiva, que consiste en tomar como referencia procesos de nuestra competencia y adaptarlos a nuestro negocio o empresa con el fin de mejorar nuestra productividad o incrementar las ventas.

Monografias.com

La definición más clásica de benchmarking es:

Proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente productos.

Regla del 10-20-30:

Especialmente indicada para presentaciones que requieran un contexto físico en el cual nos ayudemos de medios digitales. Esta regla, muy popular, dice que no hay que usar más de 10 diapositivas, no debe durar más de 20minutos y con un tamaño de letra de al menos 30 puntos.

Limitar el texto:

Incluso aunque sea una presentación que se realice 100% de manera

Digital, hay que intentar limitar el texto a lo imprescindible. Una presentación no es un documento, ni siquiera un resumen ejecutivo. Tiene otros fines.

Conclusiones

La productividad es, sobre todo, una actitud de la mente. Ella busca mejorar continuamente todo lo que existe. Está basada en la convicción de que uno puede hacer las cosas mejor hoy que ayer y mejor mañana que hoy. Además, ella requiere esfuerzos sin fin para adaptar actividades económicas a condiciones cambiantes aplicando nuevas teorías y métodos.